Una macchina ferma e un codice che nessuno ricorda
Il manutentore di uno stabilimento ha in mano una guarnizione rotta e una targhetta mezza illeggibile. Scrive un'email all'ufficio ricambi con una foto, l'ufficio cerca la matricola, apre l'esploso giusto tra decine di revisioni, trova il codice, controlla la disponibilità, applica lo sconto di quel cliente e risponde con un'offerta. Poi arriva l'ordine, che qualcuno ricopia nel gestionale. Moltiplicato per tutte le richieste di una giornata, è un lavoro che occupa persone esperte in attività ripetitive, e che rallenta proprio quando il cliente ha più fretta.
Il ricambio è anche un'entrata importante per chi produce macchinari e componenti, ma solo se ordinare è semplice. Quando non lo è, il cliente si rivolge a un ricambio compatibile di terze parti o rimanda la manutenzione, con effetti sulla durata della macchina e sul rapporto commerciale.
Cosa mettiamo nel portale
Costruiamo portali B2B su misura, con lo stesso approccio del nostro progetto di e-commerce per PMI ma con le funzioni che servono a chi vende ricambi tecnici:
- esplosi cliccabili: si clicca sul particolare nel disegno e si vede codice, descrizione, prezzo e disponibilità;
- ricerca per matricola, che mostra solo i componenti compatibili con la configurazione venduta a quel cliente;
- listini e condizioni riservate per cliente o gruppo, letti dal gestionale senza duplicarli;
- codici sostitutivi quando un componente esce di produzione, con l'indicazione del nuovo articolo;
- storico ordini e documenti: conferme, DDT, fatture e tracking della spedizione.
A richiesta aggiungiamo una ricerca in linguaggio naturale basata su AI: il cliente descrive il pezzo, per esempio la cinghia del gruppo di alimentazione, e il sistema propone i codici candidati con l'esploso di riferimento. La scelta finale resta a lui, e i casi dubbi passano all'ufficio ricambi.
Per l'ufficio ricambi cambia la natura del lavoro. Le richieste semplici si chiudono da sole, con ordini che arrivano già codificati e verificati. L'ufficio si concentra sui casi che richiedono competenza: macchine modificate, componenti fuori catalogo, offerte per revisioni complete. Le offerte possono comunque restare un passaggio manuale per i clienti che lo preferiscono, con il portale che prepara la bozza. Dai dati di consultazione emergono poi informazioni preziose per il commerciale: quali componenti vengono cercati più spesso, quali macchine installate generano più richieste, quali clienti hanno smesso di ordinare ricambi originali e forse meritano una telefonata o una proposta di manutenzione programmata.
Integrazione con ERP e documentazione tecnica
Articoli, giacenze, prezzi e ordini dialogano con l'ERP in uso, mentre esplosi e distinte arrivano dall'ufficio tecnico o dal PLM. Le revisioni vengono collegate alle matricole, così un cliente con una macchina del 2012 non vede i componenti di quella del 2022. Il portale può convivere con il sito aziendale e con un eventuale shop per i clienti privati.
