Ottobre, aprile e il telefono che squilla
Per un'officina o il service di una concessionaria ci sono settimane in cui il lavoro non si distribuisce: arriva tutto insieme. Il cambio gomme stagionale concentra centinaia di appuntamenti in poche settimane, le scadenze delle revisioni seguono il calendario delle immatricolazioni, i tagliandi si addensano prima delle ferie estive. In quei giorni il telefono squilla di continuo per prenotare, spostare un appuntamento, chiedere se l'auto è pronta. Chi risponde è spesso lo stesso accettatore che dovrebbe essere al banco con i clienti.
Il resto del lavoro ha i suoi problemi. L'accettazione si fa su carta con danni preesistenti segnati a penna, i preventivi aggiuntivi vengono autorizzati al telefono senza traccia scritta, il deposito pneumatici è un registro in cui trovare il treno giusto richiede tempo. Nelle concessionarie si aggiungono le campagne di richiamo e le garanzie della casa madre, gestite su portali separati, e il software gestionale del concessionario, il DMS, che copre bene la parte amministrativa ma raramente il rapporto quotidiano con il cliente.
Cosa costruiamo
Sviluppiamo strumenti che si affiancano al gestionale d'officina o al DMS già in uso:
- prenotazione online di tagliandi, revisioni e cambio gomme, con slot calcolati su ponti, tecnici disponibili e durata reale degli interventi;
- accettazione da tablet con foto del veicolo, chilometri, livello carburante, richieste del cliente e firma;
- approvazione dei lavori aggiuntivi via messaggio, con foto del componente usurato e preventivo, e risposta registrata;
- deposito pneumatici con etichette, ubicazioni, stato del battistrada e promemoria al cliente per il cambio stagionale;
- promemoria automatici per revisione, tagliando e scadenze, a partire dai dati dei veicoli in anagrafica.
L'assistente AI al banco virtuale
Un assistente basato su LLM, come quelli che realizziamo nei progetti di AI engineering, risponde su sito e canali di messaggistica alle domande più frequenti: orari, documenti necessari per la revisione, disponibilità per il cambio gomme, stato della propria auto letto dalla commessa di lavoro. Prenota e sposta appuntamenti negli slot liberi e, per tutto ciò che riguarda diagnosi, preventivi e reclami, passa la conversazione all'accettatore con un riepilogo. Non fa diagnosi a distanza, non interpreta le spie del cruscotto e non promette prezzi: alleggerisce il telefono e lascia all'officina il tempo per lavorare sulle auto.
I dati si scambiano con il gestionale d'officina o il DMS per anagrafiche, veicoli, commesse e fatturazione, così nulla viene inserito due volte. Il cliente riceve informazioni chiare, e lo storico degli interventi resta in un unico posto. Per le officine con più sedi, o per i gruppi di concessionarie, la piattaforma può gestire calendari e risorse di ciascun punto di assistenza, lasciando al cliente la scelta della sede più comoda e alla direzione una visione d'insieme su carichi di lavoro, tempi di attesa e appuntamenti mancati.
