Ogni evento ha i suoi pubblici e le sue regole
Una fiera di settore, un congresso scientifico o un festival non gestiscono un solo tipo di partecipante. Gli espositori devono scegliere lo stand, inviare il catalogo, registrare il personale e caricare le dichiarazioni sugli allestimenti; i visitatori professionali si accreditano con dati aziendali; i relatori inviano abstract e liberatorie; la stampa chiede l'accredito. A ciascun gruppo servono moduli, scadenze e comunicazioni differenti.
I momenti critici sono prevedibili: l'apertura delle iscrizioni, l'ultima settimana prima dell'evento, la mattina dell'inaugurazione con la coda ai varchi. Gli organizzatori che usano moduli generici e fogli di calcolo passano quelle settimane a incrociare elenchi, rispondere a email ripetitive sulla logistica e ristampare badge con il nome sbagliato.
La piattaforma che costruiamo
Sviluppiamo una piattaforma di iscrizione configurata sull'evento, che accompagna ogni partecipante dal modulo iniziale all'ingresso.
- moduli diversi per visitatori, espositori, relatori e stampa, con campi obbligatori, allegati e consensi privacy distinti;
- pagamenti online, quote differenziate e fatturazione, con invio dei dati al gestionale amministrativo;
- scelta di sessioni, workshop e visite tecniche con controllo della capienza delle sale;
- badge con QR code generati automaticamente e check-in ai varchi da smartphone o lettore;
- area riservata espositori con scadenze, documenti da caricare e stato delle pratiche.
Per i congressi rivolti a professioni sanitarie si possono gestire presenze e questionari utili all'erogazione dei crediti ECM, in collaborazione con il provider accreditato. La gestione di eventi e iscrizioni è già presente nella nostra piattaforma KundividiCMS, da cui partiamo quando ha senso invece di sviluppare tutto da zero.
Un assistente per le domande degli espositori
Il regolamento tecnico di una fiera contiene risposte a moltissime domande: orari di montaggio e smontaggio, carico e scarico merci, altezze massime degli allestimenti, potenza elettrica disponibile, parcheggi per i mezzi. Sopra questi documenti si può affiancare un assistente AI che risponde agli espositori e ai visitatori nelle settimane prima dell'evento, citando la sezione del regolamento da cui prende l'informazione. Le domande che richiedono una decisione, come una deroga sugli orari o un cambio di stand, vengono girate alla segreteria organizzativa.
La piattaforma si collega agli strumenti già in uso dall'organizzatore: il CRM con lo storico di espositori e visitatori, il software di contabilità per la fatturazione elettronica, il gateway di pagamento, lo strumento per l'invio delle newsletter. Dopo l'evento i dati di presenza, sessioni seguite e provenienza dei visitatori sono disponibili per il report agli espositori e per preparare l'edizione successiva. Le scelte organizzative e le eccezioni restano alla segreteria: il sistema si occupa delle ripetizioni.
Lo stesso archivio di partecipanti diventa prezioso tra un'edizione e l'altra: gli espositori dell'anno precedente ricevono l'invito alla riconferma con i propri dati già compilati, i visitatori vengono suddivisi per settore di interesse e la segreteria non riparte ogni volta da un elenco vuoto.
