Il tempo dei consulenti se ne va nella ricerca
Un preventivo per un viaggio di nozze o per un gruppo di studenti richiede di consultare cataloghi dei tour operator, portali B2B, contratti di allotment con gli hotel, tariffe dei vettori e condizioni generali dei pacchetti. Le informazioni ci sono, ma sparse tra PDF, email dei fornitori e gestionale di agenzia. Un consulente esperto sa dove cercare; uno arrivato da poco perde ore. Nei periodi di picco, tra la primavera che prepara l'estate e le settimane prima di Natale, le richieste di preventivo si accumulano e alcune ricevono risposta quando il cliente ha già prenotato altrove.
Dopo la vendita il lavoro continua: clienti in viaggio che chiedono come raggiungere l'hotel, cosa fare con un volo cancellato, quali documenti servono per un'escursione oltre confine. Il tour operator riceve poi le domande delle agenzie partner su disponibilità, penali e servizi inclusi.
Un assistente che conosce il vostro prodotto
Costruiamo un assistente AI con architettura RAG che indicizza i documenti dell'agenzia o del tour operator: schede dei pacchetti, programmi di viaggio giorno per giorno, contratti con i fornitori, condizioni generali di vendita conformi alla normativa sui pacchetti turistici, procedure interne. Il consulente scrive una domanda in linguaggio naturale, per esempio quali strutture in Grecia hanno camere quadruple con penale gratuita fino a trenta giorni, e riceve la risposta con il riferimento al documento da cui proviene.
- ricerca nei cataloghi e nei contratti con citazione della fonte;
- bozze di preventivo e di programma di viaggio da rivedere prima dell'invio;
- risposte alle agenzie partner su servizi inclusi e condizioni di cancellazione;
- assistenza ai viaggiatori su orari, transfer e contatti di emergenza.
Abbiamo affrontato un problema simile nel caso dell'assistente AI per il customer service: risposte coerenti con la documentazione ufficiale e passaggio a un operatore quando serve.
La responsabilità resta al consulente
Un pacchetto turistico ha conseguenze contrattuali precise, quindi l'assistente non vende da solo e non conferma servizi. Prepara, suggerisce e cita; il consulente controlla prezzi, disponibilità reali e condizioni prima di inviare qualsiasi proposta. Sulle informazioni che cambiano spesso, come requisiti d'ingresso nei Paesi esteri, il sistema rimanda alle fonti ufficiali che l'agenzia ha scelto di tenere aggiornate, senza improvvisare risposte.
L'integrazione riguarda gli strumenti già presenti: il gestionale di agenzia o il back office del tour operator per pratiche e clienti, il CRM per lo storico delle richieste, la casella email condivisa da cui arrivano le domande. Dove servono dati in tempo reale, come la disponibilità di un allotment, ci colleghiamo tramite API o esportazioni dal sistema di prenotazione. I documenti si caricano da un pannello e l'assistente li usa subito.
Un vantaggio meno evidente riguarda la formazione. Chi entra in agenzia impara il prodotto consultando l'assistente, che mostra ogni volta il documento di origine: in poche settimane il nuovo consulente conosce fornitori, destinazioni e condizioni con cui l'azienda lavora, e i colleghi più esperti vengono interrotti meno spesso.
