Quando le prenotazioni stanno in cinque posti diversi
Chi gestisce un agriturismo, un campeggio o un gruppo di case vacanza conosce bene la scena: una prenotazione arriva da un portale, un'altra per telefono, una terza da un'email del sito, e tutte vanno riportate su un calendario che deve restare allineato con i canali OTA. Basta un aggiornamento dimenticato in pieno agosto per trovarsi con due famiglie sulla stessa piazzola o nello stesso appartamento. Le caparre vengono seguite controllando i bonifici sull'home banking, i saldi segnati su un foglio di calcolo, le richieste particolari scritte su un post-it.
A fine giornata restano gli adempimenti: la comunicazione degli alloggiati alla Questura, i dati sul movimento turistico da trasmettere al sistema regionale, l'imposta di soggiorno dove il Comune l'ha istituita, il codice identificativo da esporre negli annunci. Per una struttura a conduzione familiare questo lavoro amministrativo pesa quanto l'accoglienza.
Un sistema costruito sulla tua struttura
Sviluppiamo software di prenotazione su misura, partendo da come la struttura è fatta davvero: camere e appartamenti con capienze diverse, piazzole con o senza allaccio, unità che si possono unire, soggiorni minimi che cambiano nei ponti e in alta stagione. Il cuore è un planning unico, su cui confluiscono le prenotazioni dirette dal sito, quelle inserite al telefono e quelle dei portali tramite channel manager.
- motore di prenotazione sul sito con regole di soggiorno minimo, supplementi e servizi extra come colazione, biancheria o animali;
- gestione di caparre, saldi e scadenze con promemoria automatici all'ospite;
- raccolta online dei dati degli ospiti prima dell'arrivo, per velocizzare check-in e comunicazioni obbligatorie;
- calcolo dell'imposta di soggiorno secondo il regolamento comunale ed esportazioni per il commercialista.
Il progetto segue il metodo della nostra software engineering: analisi dei flussi, prototipo su cui il gestore lavora per qualche settimana, poi rilascio e manutenzione. Il sito e l'area di prenotazione possono poggiare su KundividiCMS, la nostra piattaforma.
Integrazioni e controllo umano
Non sostituiamo per forza ciò che funziona. Se la struttura usa già un channel manager, il sistema si collega a quello per sincronizzare disponibilità e tariffe; se lavora con un software di contabilità, esportiamo i movimenti nel formato richiesto; i pagamenti online passano dal gateway scelto dal gestore. Per gli adempimenti verso Questura e Regione prepariamo i dati nel formato previsto dai portali istituzionali, e l'invio resta sotto il controllo del titolare, che verifica prima di trasmettere.
Le decisioni commerciali restano al gestore: quali date chiudere, quando applicare un'offerta, come trattare una cancellazione fuori termine. Il software riduce le trascrizioni, gli errori di allineamento tra canali e il tempo passato davanti al computer dopo cena, lasciando più spazio agli ospiti.
Per chi apre solo da aprile a ottobre, i mesi di chiusura diventano il momento per sistemare listini, condizioni e testi del sito. Il sistema conserva lo storico delle stagioni precedenti, mostra quali periodi si sono riempiti prima e da quali canali sono arrivate le prenotazioni, così le scelte per l'anno successivo poggiano su dati concreti e non sul ricordo.
