Quando la pratica vive in tre posti diversi
In molti enti pubblici, dalle amministrazioni comunali ai consorzi, dalle unioni di comuni agli enti strumentali, una pratica ha una vita frammentata. L'istanza arriva via PEC o allo sportello, viene protocollata nel sistema di protocollo informatico, poi assegnata a un istruttore che la segue con un foglio di calcolo personale e una cartella condivisa. Le richieste di integrazione partono per PEC, i termini si sospendono e ripartono, il responsabile del procedimento cambia per una mobilità interna. Al momento di rispondere a un'istanza di accesso agli atti o a un sollecito, ricostruire chi ha fatto cosa e quando diventa un lavoro a sé.
Il risultato si vede nei termini del procedimento che rischiano di scadere senza che nessuno se ne accorga, nelle statistiche richieste dagli organi di controllo compilate a mano e nel cittadino che telefona per sapere a che punto è la sua domanda.
Un gestionale costruito attorno ai vostri procedimenti
Ogni ufficio ha procedimenti con regole proprie: contributi, autorizzazioni, concessioni, iscrizioni ad albi, rimborsi. Progettiamo un sistema che li modella come flussi configurabili, partendo dai regolamenti e dalla modulistica dell'ente.
- Presentazione online delle istanze con moduli guidati, controllo degli allegati obbligatori e ricevuta immediata.
- Fascicolo della pratica che raccoglie documenti, protocolli, comunicazioni e note interne in ordine cronologico.
- Calendario dei termini con sospensioni e interruzioni gestite in modo esplicito e avvisi ai responsabili prima della scadenza.
- Modelli di comunicazione per richieste di integrazione, preavvisi di diniego e provvedimenti finali, da completare e firmare.
- Cruscotti per dirigenti su carichi di lavoro, tempi medi e pratiche ferme.
È un progetto di software engineering su misura, sviluppato in modo che l'ente mantenga la proprietà dei dati e la possibilità di esportarli in formati aperti.
Integrazioni e ruolo dell'AI
Il gestionale non sostituisce il protocollo informatico né il sistema documentale: si collega a quelli in uso tramite le interfacce disponibili, così che ogni documento in ingresso e in uscita riceva la sua registrazione. Le comunicazioni possono partire tramite PEC. Quando il procedimento lo richiede, sono possibili l'integrazione con pagoPA per diritti di istruttoria e bolli e l'accesso del cittadino con SPID o CIE per presentare e seguire le proprie istanze. L'interfaccia rivolta al pubblico viene sviluppata rispettando i requisiti di accessibilità per i servizi della PA.
L'intelligenza artificiale entra come supporto all'istruttoria: proporre la classificazione di un'istanza arrivata via PEC, segnalare allegati che sembrano mancanti rispetto alla checklist del procedimento, preparare la bozza di una richiesta di integrazione. Ogni proposta è visibile come tale e viene accettata o scartata dall'istruttore. Le valutazioni giuridiche, i pareri e la firma dei provvedimenti restano al personale dell'ente.
Avviamo il lavoro con un procedimento pilota, scelto tra quelli con più istanze o con più ritardi, e lo portiamo in produzione prima di estendere il modello agli altri uffici. Il personale verifica sul campo flussi e modelli di comunicazione, e le correzioni arrivano quando costano poco. Codice, documentazione tecnica e dati restano a disposizione dell'ente, anche in caso di cambio di fornitore.
