Il sapere dello studio è disperso tra cartelle e caselle PEC
In uno studio legale con qualche anno di attività il patrimonio più prezioso non è la biblioteca: sono i pareri già scritti, gli atti depositati, le memorie che hanno funzionato, le note sulle prassi di un certo tribunale. Quel materiale vive però in cartelle di rete nominate a mano, nel gestionale delle pratiche, negli allegati delle PEC e nella memoria del socio che ha seguito la causa. Quando un collaboratore deve impostare una comparsa su una questione già affrontata, spesso riparte da zero o interrompe un collega. Intanto le scadenze processuali non si spostano e il telefono continua a squillare con clienti che chiedono a che punto è la loro pratica.
C'è poi il primo contatto: richieste che arrivano dal sito, via email o al centralino, molte delle quali riguardano materie che lo studio non tratta o informazioni che la segreteria ripete ogni giorno, dalla documentazione da portare al primo appuntamento agli orari di ricevimento.
Cosa costruiamo per lo studio
Realizziamo assistenti basati su LLM con tecnica RAG, cioè modelli linguistici che rispondono solo dopo aver recuperato i passaggi pertinenti dai vostri documenti e che indicano sempre la fonte. In concreto:
- un assistente interno che interroga l'archivio di atti, pareri e modelli e restituisce i documenti rilevanti con i riferimenti al fascicolo;
- un chatbot di accoglienza sul sito che raccoglie i dati essenziali di una nuova richiesta, verifica che la materia rientri nelle competenze dello studio e propone un appuntamento;
- strumenti di sintesi e confronto per leggere rapidamente lunghi contratti, perizie o verbali ed evidenziare clausole e date.
Il metodo è lo stesso con cui abbiamo costruito il nostro assistente Caddy: base documentale curata, risposte tracciabili, analytics sulle domande ricevute.
Riservatezza, ruolo dell'avvocato e software già in uso
Un assistente di questo tipo non dà consulenza legale e non decide la strategia difensiva. Il chatbot pubblico è configurato per non formulare pareri: informa, raccoglie, indirizza. Quello interno accelera la ricerca, ma l'atto lo firma e lo verifica il professionista, come richiedono il codice deontologico forense e il buon senso.
La riservatezza viene prima di tutto. Progettiamo l'architettura in modo che i documenti dei clienti restino in ambienti controllati, con accessi distinti per socio, collaboratore e segreteria, registri di consultazione e regole chiare su quali fascicoli possono essere indicizzati. Il trattamento è impostato secondo il GDPR e si possono escludere dall'indice le pratiche più delicate.
Lo studio usa già un software per pratiche, agenda e parcelle, una casella PEC e gli strumenti del processo telematico. Non li sostituiamo: colleghiamo l'assistente a quello che c'è, tramite API quando disponibili o con esportazioni periodiche dell'archivio. Così il collaboratore cerca un precedente senza uscire dal flusso di lavoro e la segreteria trova le richieste raccolte dal chatbot già organizzate per materia. Se volete capire da dove partire, possiamo analizzare insieme l'archivio e i casi d'uso più frequenti partendo da una prima conversazione.
